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基于項目管理的信息系統在企業內的實現

發布時間:2015-11-30 10:40

摘 要:本文通過對項目管理信息系統的發展背景、理論基礎、各功能模塊、發展趨勢等方面進行分析和探討,并列舉項目管理系統應用實例及其效果來解析該系統在企業內的應用。

關鍵詞:項目管理;信息系統;實現
1、項目管理系統簡介
  項目管理信息系統,即project management information system, 簡稱PMIS,它主要是以工程或科研項目為目標,利用計算機輔助項目管理的信息系統。它是基于項目運行信息的管理分析,為項目管理提供信息服務與決策支持的工具。PMIS 不但包含了辦公自動化等常規的靜態管理信息,同時也包含了生產建設過程中的實時動態的控制信息,主要通過大量的圖表、項目執行過程記錄、計劃調整等信息,對企業啟動和執行項目管理起到綜合集成、信息實時共享等重要作用。它涉及項目總體的計劃、組織、領導、控制和評價等各個方面,具體包括質量控制、進度控制、費用估算與費用控制、材料控制和文件控制等多方面的控制和管理,并對項目的全過程實施動態管理和控制。
2、項目管理系統的特點及其分類
  近幾年來,隨著我國企業對工程建設成本控制、工程質量以及項目后期運作和管理等方面要求日益嚴格,為了增強企業競爭力,真正實現羨慕工程的現代化、科學化管理,達到項目“高質量、高水平、高效益、高速度”的目標。項目管理信息系統受到了越來越多企業的關注,并在實踐應用中也獲得了非常好的效果。結合項目工程施工難、戰線長、程序復雜等特點,PMIS系統與傳統的辦公自動化系統等靜態的辦公輔助系統相比具有以下特點:
首先、項目管理系統具備標準性和規范性
  PIMS涵蓋了大量有關項目申報、審批、執行、驗收、評定等不同階段的相關國家部門的政策、規定和辦法,從項目申報階段開始就要求所要執行的項目按照相關規定和標準執行,可以幫助用戶認識和執行項目的規范和標準,同時,系統的設置通過歸納整理項目管理的工作流程,提供用戶清晰的管理方法,使管理業務流程更加科學化和規范化。從這兩點可以看出項目管理系統具備標準型和規范性。
  其次、項目管理系統具有易操作性
  項目管理系統為項目進展的不同階段提供不同的操作細則和模板,特別是涉及審批、報備等環節時,通過提供文書模板、傳遞平臺幫助操作者省去大量的時間和精力,提高了項目的進展效率。同時,該系統采用B/S 多層結構與互聯網相連,過去在進行項目相關業務操作時,往往會受到業務受理部門的工作時間和地點的限制,現在使用者可以通過IE瀏覽器就能完成系統登錄并開始業務操作,不再受到時間和空間的限制。這大大提高了項目管理系統的可操作性。
  再次、項目管理系統具備復雜性
  項目管理系統的復雜性主要是由其內容決定的,它涵蓋了項目申報、項目執行、項目驗收以及項目評定的全過程,每個階段又涉及到圖文、表單、說明、相關法律法規、操作要求等具體內容,因此,PIMS具有其復雜性,但是系統本身的復雜性并不會造成使用者操作上的不便,相反系統在設計上的復雜將會簡化操作者在相應區域的制作和思考,給使用者帶來操作上的便利。
  最后、項目管理系統具備擴展性
  項目管理系統在規劃設計時,充分考慮到項目執行機構在工作中可能遇到多種突發情況或原計劃變動的情況等,針對這些緊急或臨時變更的操作,PMIS采用采用模塊化和組建化的設計模式,這樣,使用者可以根據實際操作需要自主地對系統進行模塊的創建和刪除,輕松達到對系統進行升級擴展。
3、項目管理系統的各功能模塊
  項目管理系統由全程動態管理和后臺管理兩個子系統組成,具體包含項目基礎信息、項目執行操作和項目相關信息數據庫,項目管理系統支持項目信息門戶網的在線應用等部分,不同的操作部分具有不同的操作界面,系統總體的框架設計可參考下圖。

3.1項目申報和審批模塊
  該系統模塊主要是為了實現項目申報單位進行項目申報錄入并幫助受理單位完成對該申報項目進行受理和審核。由此可見,該模塊實際上是獨立的兩個部分,不同的部分具有不同的操作界面和操作權限。
  在項目申報部分中,對項目申報信息的錄入首先選擇單位,單位的選擇是在系統中設有一個專門的單位信息表,包括單位的名稱和法人等信息,不在單位數據表里的不能進行申報,這樣就可以達到驗證申報單位的合法性,然后申報人通過本系統輸入各個申報信息,同時可以將已經制作好的項目申報表上傳到服務器中。在項目審批模塊中,該系統在被審核資料的由具體的主管科室來完成的,各主管科室分別具有對不同領域項目的管理權限,各主管科室用自己的用戶名和密碼登陸系統然后對申報的項目進行審閱,審閱完成合格后,系統會自動生成項目任務書,項目任務書在生成時有些項目根據數據的邏輯關系自動生成而不用手工操作這樣既提高了效率又減少了錯誤出現,例如:各種經費來源的計算等。
3.2項目進度分析模塊
  這一模塊主要是使用者根據實際的項目進度情況,及時將相關的進度計劃、實際進度情況。工程量等填入系統,系統會根據所填的項目名稱或子項目名稱將所錄入的信息自動進行歸類,這樣可以將項目進度情況通過系統平臺傳遞至相關部門和個人,另外,系統還可以根據使用者設定的時間區域來對該時間區域內錄入的相關數據,根據項目名稱來自動進行數據處理,生成該時間區域內的項目進度曲線表,為企業管理層做出決策或判斷提供幫助。
3.3質量管理模塊
  質量管理模塊主要包括項目進度質量報驗情況和無損檢測情況兩大部分。它是項目管理系統的核心模塊。
質量報檢部分:根據企業項目質量管理流程,質量管理部門會在項目施工過程中進行質量檢測并報送相關部門核實。以建筑工程項目應用質量管理模塊為例:承包商質量檢查人員焊縫表面質量檢查合格, 并由總承包商現場代表和現場經監理人員確認后,上網提出無損檢測申請,監理部無損檢測工程師網上復核焊縫表面質量檢驗記錄和現場監理人員確認記錄后,予以審批,無損檢測承包商網上下載,并按要求進行檢測。
  無損檢測部分:在質量管理人員進行檢測工作時,一般流程應要記錄檢測現場全景和重點作業情況,通過口頭講述、攝像或是拍照等形式記錄相關過程和數據,然后通過INTER NET 將這些圖文資料上傳至系統服務器,這樣企業總部或相關部門可以在第一時間獲取無損檢測的相關信息,并及時最無損檢測 做出評定,并可以通過上網及時發布相關結果,做到消息傳遞的及時性和透明性,對保證項目質量具有重要作用。
3.4不合格項管理模塊
  不合格管理模塊是項目管理系統中非常重要的一塊,對促進企業長遠發展和進步具有非常重要的作用。它主要是針對項目進程中出現的管理不符合要求或實體不合格的情況。這一模塊與系統的網絡平臺聯系緊密,若在工程進度中出現了不合格項,再經過審批部門的確認后,系統就會將不合格項的相關信息和數據上傳至網絡平臺,這樣就增加了企業管理中漏洞管理或錯誤管理的曝光率,有助于企業高層清晰認識項目進程中的問題和風險,及時糾正和改革,確保項目的按時按質完成。并且系統會將已上傳不合格項的信息資料自動保存至這一模塊的數據庫中,以便今后的查找和校對,對企業今后的項目管理具有一定的借鑒作用。不合格項模塊的運作流程可見下圖

3.5成果管理模塊
  成果管理模塊是針對項目進程中所涉及的研究報告、專利設計、產品知識產權、論文著作等項目,這一模塊通過網絡可以及時更新這些涉及知識產權等信息,在應用者輸入相關信息時,可以提醒應用者進行申報和注冊,及時建立相關檔案并進行保存。
4、項目管理系統的應用案例及其效果解析
  根據適用對象的規模和信息化程度的不同,項目管理系統可以分為三類:一是針對中小型企業的“監管版”項目管理系統;二是針對大型企業的“執行版”項目管理系統;三是針對超級大企業或國家級別的高科技研發機構或相關單位的“控制版”項目管理系統。本文主要例舉“執行版”項目管理系統的應用案例來進行簡要解析說明。
  應用單位:本市級某天然氣液化制造有限公司
  應用系統:LNG項目管理信息系統
  應用時間:2009年10月15日至今
  已適用項目:**市1號井區及13號井區天然氣液化廠及地面集輸工程
  應用過程:LNG系統和我省天然氣工程項目管理系統相連,從項目的可行性分析階段開始,該系統幫助項目申報人員完成相關可行性分析,主要是數據類的校對,生成本項目的可行性數據;在項目申報階段,執行人員通過該系統進行了完善的申報工作,使得申報資料和相關手續的準備完備,幫助工作人員規范操作,節省了大量的時間和人員;項目經過審批后,在對工程承包上的資質審核方面,項目進行到管道鋪設過程時,通過系統的質量管理模塊及時進行了質量監控,并及時發現了小唐西區部分管道接縫不密的問題,通過網絡及時將所發現問題的圖文信息上傳至服務器,要求公司總部集合項目工程師以及監理的工程師進行集中探討,最終得出治理和改進的結論。在這件事情上,LNG系統幫助企業節省了大量信息傳遞、匯總、說明的時間,讓企業內部的質量管理人員以及監理部門的質量控制人員在第一時間得到了第一手資料,并且讓項目進行小組在工程師們集體探討并得出結論后,非常快速地獲取相關信息,較少了人力和時間的耗費。對保證工程質量起到非常重要的作用。最后,系統將工程項目中出現的所有問題按照子項目工程名稱進行歸類,并存儲于數據庫內,為后期工程的審核工作提供了可靠的數據,也為公司今后的項目工程提供了可靠的參數,以防類似問題再次出現。
  應用效果:LNG項目管理系統應用于本項目工程,增強了企業內部各部門的溝通和聯系,為項目管理提供了及時、有效、透明、公平的交流平臺,解決了實際問題。不但促使本工程如期成功完成,并且在很大程度上提高了企業內部的項目管理水平。
5、結語
  項目管理信息系統應用于企業,幫助企業解決了項目管理業務量大、信息密集、知識密集、工作政策性強、程序化要求高、應急事務多和強調效率優先等“難題”。實現了項目建設的全程動態管理,幫助企業提高了自身項目管理水平,并讓項目管理真正實現了數字化、信息化、動態化和精細化。
  參考文獻
  [1]李慧玲.施工企業項目管理信息系統的開發及應用案例[J].建筑科學.2009(03)
  [2]王俊.施工企業項目管理信息系統的應用與分析[J].人民長江.2009(05)
  [3]韓勁松.基于項目管理的信息系統在中小型IT企業內的實現[J].數字技術與應用.2008(06)

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