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淺談高校物資管理系統網絡信息化的實施

發布時間:2015-11-30 10:39

摘 要:本文簡要介紹了基于網絡環境下高校國有資產信息管理系統的組成,通過分析單機版的高校資產靜態管理系統與網絡版的高校資產動態管理系統的優劣,提出網絡版的高校國有資產管理系統的可行性措施。

關鍵詞:資產管理;B/S;C/S;模塊
  隨著網絡技術的發展,基于C/S體系結構的高校物資管理系統得到廣泛的應用,物資管理系統為實現信息化的高等院校管理工作發揮了重大的作用。但隨著高校規模的不斷擴大,高校國有資產的不斷膨脹,高校信息化建設步伐的不斷加快,校內越來越多的部門、人員需要使用物資管理系統,比如:隨著學校教學、科研的發展,校領導和全校老師希望經常了解到學校教學科研儀器設備的配備和使用情況。同時,各部門崗位、人員等的調整也愈來愈頻繁,使得資產的流動性、變動性大大增強,這就使得管理難度也不斷加大,學校原有的C/S模式的資產管理系統已不再適合。
  1、B/S結構與C/S結構相比的技術優勢
  B/S結構,即Brower/Server(瀏覽器/服務器)結構,它是只安裝維護一個服務器,而客戶端采用瀏覽器運行軟件。C/S結構,即Client/Server結構,它是把數據放在遠程或本地服務器上,而在客戶機或本機安裝相應的軟件。           
  使用C/S結構,每臺客戶機都需要安裝相應的客戶端軟件,因此缺乏通用性,具有較大的局限性。例如,在資產管理中,每季度都要進行對賬以及資產的盤點盤查。采用C/S管理模式,清查時設備管理部門只能把各個單位的設備總賬打印成紙質文檔,發放給各個單位,各單位再根據實際情況核對設備總賬,并把核對結果交給資產管理部門。資產管理部門與財務部門也要進行資產賬與財務賬的核對工作和報表統計工作,這就使得對帳以及盤點工作繁重、費時,容易造成資產賬與財務賬不符。另外,由于基于C/S結構的軟件是針對性開發,因此靈活性差,不易升級,維護和管理難度較大,通常只局限于小型的局域網,不利于擴展。與之相比,B/S結構無需開發客戶端軟件,升級和維護方便,用戶可跨平臺操作任何一臺計算機,具有良好的開放性和可擴充性,可以為遠程數據管理和用戶查詢提供便捷的手段。國有資產管理系統和B/S相結合大大簡化了資產管理工作原有的流程,提高了工作效率,使資產的錄入、變更、查詢等更加簡捷,同時實現了國有資產信息資源的可開放性和共享性。
  2、基于B/S結構的高校物質管理系統的設計及實現
  2.1系統架構
  系統采用B/S的總體架構,利用先進的計算機技術和網絡技術,選擇Asp.net開發工具,后臺數據庫采用SQLServer2000,運行可靠、平穩、易維護,適用資產管理部門和各系、各部門的業務需要。在這種模式下,利用已建的校園網,由資產處負責日常系統管理,全校所有二三級部門的資產管理人員都可在連接校園網的電腦上執行各自的資產管理崗位職責,實現了固定資產信息資源的時效性、開放性,使各單位更多參與固定資產的管理工作。系統網絡拓撲結構如下圖所示:
  
  2.2系統功能性需求
  系統主要分為以下功能模塊:資產管理模塊、采購業務模塊、數據分析及報表管理模塊、用戶管理模塊。
  2.2.1資產管理模塊
  資產管理模塊主要完成對全校所有固定資產的增加、變動、處置以及查詢管理,它包括儀器設備管理、房屋建筑物管理、家俱管理、圖書管理以及其他固定資產管理等5個子模塊。
  (1)資產的增加  根據實際工作流程,由資產管理部門相關職能科室錄入驗收單的信息,然后生成資產卡片,由使用部門填寫卡片上的相關信息,打印出規范的驗收單、卡片、條碼標簽 。財務部門通過資產管理部門提交的資產驗收單,進行審核、記賬以及轉賬。
  (2)資產的變動  如資產在使用過程中的現狀、使用人、使用單位、使用方向、存放地點、單價等主要屬性需變動,由使用部門提交需要變動的資產,然后資產管理部門審核,生成資產變動報告單,完成資產變動。
  (3)資產處置管理  對于報廢、報損、出售、調撥的資產,由使用部門通過本系統提交需要處置的資產,資產管理部門通過本系統查詢需處置的資產,然后聯合相關部門,進行審核,生成資產處置報告單,完成資產處置。
  (4)資產查詢  各個用戶可以根據自己擁有的權限查詢資產的相關信息和分布情況。
  2.2.2 采購業務模塊
  根據各部門的實際情況,需要購買資產的部門或老師需填寫申購單,先提交部門領導審核,經審核后提交資產管理部門審核,資產管理部門可以通過相關查詢,根據現有的資產數量、狀態等指標進行審核,科學的進行配置,如果采購金額超過學校規定的本級審批權限,還需報主管領導審批,然后生成采購委托書,移交招投標中心進行資產采購。
   以上工作流程皆記錄申購單接收時間和辦理完成時間,相關的審批環節有意見欄,并保存所有歷史數據,內置郵件系統,操作員在接受申請后,在本環節停留過長時間由系統向相關操作員發出提示郵件,提高工作效率。學校領導可以在查詢某項業務時,可視化顯示該項目進行到什么環節,在各環節停留時間等相關信息。
  2.2.3用戶管理模塊
  通過后臺系統配置,對不同用戶的操作范圍進行嚴格控制,賦予不同角色人員相應的操作權限,使用不同的賬號登錄系統后,所顯示的系統功能界面以及對資產的管理權限各不相同。
   系統管理員對用戶信息進行新增、修改和刪除的操作,支持批量用戶導入和臨時用戶增刪改,對擁有相同權限的用戶統一分類為一組,建立用戶組,方便設置。
  2.2.4 數據分析及報表管理模塊
  利用系統中的各類數據,根據管理需要,設備各類統計、分析條件,可以對全校資產進行全面的統計與分析。按照教育部及教育廳要求的報表數據格式,生成需要上報的有關數據,完成報表的上報工作。
  2.3系統權限分配
  為了保證數據的安全性和完整性,根據系統的各個功能模塊中各用戶對不屬于自己權限范圍內的數據是不可見的,只能在自己權限范圍內對國有資產數據做出相關處理。各個學校可以根據管理需要,對操作人員、系統管理人員以及各管理部門的操作權限和管理范圍進行具體細致的控制,以滿足單位內部的管理崗位分工、實施內部控制的需要。
  2.3.1系統管理員
  系統管理員可以總體控制整個系統的所有流程,包括用戶管理、資產管理、采購業務管理以及數據分析和報表管理。
  2.3 .2老師用戶
  學校各個老師可以進行資產申購以及查詢自己所負責的資產,如有租住學校公房,還可以查詢相關信息。
  2.3.3院領導及相關審批部門領導
  根據審批權限,審批需由其審批的項目。如申購金額如達到某個權限,就需報主管領導審批。
  2.3.4資產處職能科室用戶
  資產處各職能科室根據自己本部門所管轄的資產,處理系統內相應的數據。如設備科主要負責固定資產的入賬以及根據上級要求,作出數據分析,提供報表;校產科主要負責學校辦公用房以及教師住房的調配。
  2.3.5各部門資產管理人員
  可以查詢本部門所擁有的固定資產,可以修改本部門資產的現狀、使用人、使用單位、使用方向、存放地點、單價等主要屬性,但需報資產處審批及備案。
  2.4系統的應用成效
  基于B/S的高校國有資產信息化管理系統實現了對國有資產從計劃提交、采購執行、驗收入庫、資產變動、處置及報廢處理整個周期進行全面動態管理和監控,因而使資產管理工作效率和水平大大提高。
  (1)信息資源共享。使用本系統后,資產管理部門可以把精力放在國有資產的日常管理和數據安全性維護上,而數據維護工作由各單位完成。
  (2)提高資產利用率。 由于各種原因,各部門都存在一部份暫時或長期閑置的資產,資產管理部門可以通過本系統,將這部分資產以清單的形式公布出來,在校內進行及時、有序的無償調撥和調劑,從而提高資產使用率,也防止了其他部門重復購置,造成不必要的浪費,這也對建設節約型校園,提高辦學效益,實現高校可持續發展具有重大現實意義。
  3、結束語
  隨著網絡技術的不斷成熟和校園網的普及,充分利用校園網資源,建立基于校園網的資產管理系統,以網絡版的動態管理模式替代單機版的靜態管理模式,實現資產信息的網絡化管理是可行的。  
  參考文獻
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  [2]邱均成.基于PHP的高校國有資產信息化管理系統的開發研究[J].中國管理信息化,2006.7(9).

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